Кто-то запасается туалетной бумагой, а кто-то ломает голову, как организовать и наладить рабочий процесс. Чем лучше вы будете подготовлены, тем больше вероятность того, что ваш бизнес удержится на рынке без серьезных потерь. Надеюсь, мои советы и рекомендации вам в этом помогут.
- Сообщите вашим сотрудникам о вашем отношении и политике в связи с объявленной пандемией по коронавирусу в отношении вируса. Например: вводятся ограничения на деловые поездки, ограничение личных встреч, что делать, если кто-то заразится, и, конечно же, общие стандарты гигиены;
- Самое время — начать поиск альтернативных поставщиков, на тот случай, если ваши ключевые поставщики больше не смогут вас обслуживать (постоянно или временно);
- Разработайте план действий в чрезвычайных ситуациях, в котором должно быть указано, какой будет реакция в случае любого риска глобального масштаба или катастрофы, а не только коронавируса;
- Локальным актом утвердите Политику удаленной работы и Политику кибербезопасности;
- Убедитесь, что вы и ваши сотрудники могут продолжать работать, настроив свой бизнес на удаленную работу. Стоит проанализировать, какие технологии необходимы для этого, как продолжать поддерживать связь.
На последнем пункте – остановлюсь подробнее.
Официальное определение «дистанционная работа» содержится в ч. 1 ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, согласно которому дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя.
Вопрос удаленной работы давно уже является законодательно урегулированным — особенностям регулирования труда дистанционных работников посвящена отдельная глава ТК РФ.
Переводя работника на дистанционную форму трудовых отношений, не забудьте внести изменения в трудовой договор с ним, если такое условие еще не предусмотрено. Это возможно сделать в том числе путем обмена электронными документами. Однако законодатель оставляет за работодателем обязанность направления «оформленного надлежащим образом» экземпляра трудового договора на бумажном носителе дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора.
Обязательным условием для воплощения в жизнь электронного документооборота без риска является использование при обмене электронными документами усиленных квалифицированных электронных подписей сторон трудового договора, предусмотренной Федеральным законом «Об электронной подписи».
Использование такой подписи для обмена электронными документами (заключение договора, отчет о результатах работ, постановка задач, приказы, должностные инструкции, дисциплинарные акты и т.д.) позволит избежать проблем с доказательством наличия трудовых взаимоотношений и их условий. Получить квалифицированный сертификат электронной подписи можно в аккредитованных удостоверяющих центрах, перечень которых можно найти на официальном сайте Минкомсвязи России.
Помимо нюансов оформления трудового договора, могут возникнуть и трудности, связанные с надлежащим выполнением работником своих функций. Во избежание спорной ситуации вам следует детализировать порядок и условия взаимоотношений, в том числе согласовать такие условия, как
- период нахождения работника «в доступе»,
- порядок получения заданий и порядок отчета,
- реквизитные детали (номера телефонов, электронные адреса, адреса для корреспонденции),
- порядок подтверждения получения корреспонденции, заданий, обязательное использование внедренной программы, время просмотра поручений и задач в такой программе,
- порядок их принятия и отчета,
- сроки исполнения заданий
Рекомендую приобрести и внедрить наиболее подходящую для вашей сферы деятельности программу, обеспечивающую оформление взаимодействия с работниками, в том числе в части постановки задач, сроков исполнения, отчета по результату выполнения заданий, предоставления индивидуального доступа каждому конкретному сотруднику с предоставлением пароля.
В целях подтверждения двустороннего согласования сведения об использовании конкретного программного обеспечения тоже необходимо включить в договор с работником.
В случае возникновения вопросов для получения правовой помощи в отношении любого из вышеперечисленных пунктов – позвоните мне или оставьте свою заявку!
Ваш адвокат 